Modèle de procès-verbal sous Word. Cours gratuits » Cours informatique » Cours Bureautique » Cours Word » Modèles Word. Comment préparer, tenir les assemblés et rédiger un PV clair et authentique. Dans une réunion ou une assemblée, plusieurs points sont discutés par les membres de l’équipe. Nous détaillons dans ce tutoriel le rôle du procès-verbal dans chaque étape des assemblées et les bonnes pratiques pour le rédiger. Les conseils détaillés dans ce cours découlent de l’expérience de plusieurs organismes.
Table des matières
Modèle de procès-verbal sous Word
Il est souvent demandé de rédiger un procès-verbal pour garantir une traçabilité des points discutés. Bien que cette tâche soit souvent perçue comme étant une corvée, elle est toutefois, importante pour toutes les parties prenantes.
Les bonnes méthodes pour rédiger un procès-verbal sont standardisées. Le but est de répondre aux exigences des organisations qui veulent instaurer des méthodes de travail rodés.
Ainsi, la personne qui prend en charge la rédaction d’un PV doit respecter les règles de base pour la rédaction d’un procès-verbal qui reflète l’aboutissement et les résolutions des réunions et des assemblées sont pour assurer la validité des travaux d’une assemblée.
Les attitudes à adopter pendant pour rédiger le procès-verbal
Le procès-verbal doit refléter le respect des principes régissant les réunions et les assemblées, dont :
- ⇒♦ La connaissance des participants;
- ⇒♦ L’impartialité de la personne qui préside l’assemblé ou la réunion;
Une répartition claire des étapes de l’assemblé ou la réunion :
- ⇒♦ discussion – prise de décision ;
- ⇒♦ la possibilité de prise de parole pour chaque membre de l’assemblée.
En conséquence, le procès-verbal est rédigé d’un point de vue impartial, en adoptant un style indirect. Il reflète les idées exprimées par les membres, et assure la traçabilité écrite des travaux d’une assemblée ou une réunion, afin que toute personne intéressée puisse s’y référer au fil du temps.
Lors de la rédaction du procès-verbal, reportez-vous à ces principes : la clarté, la précision et l’authenticité des faits consignés.
Pour aboutir à cette clarté et cohérence, relisez votre texte en vous mettant à la place d’une personne absente à la réunion. Reformulez votre texte ou le développez si vous remarquez des incohérences ou des imprécisions.
Vous devez noter tout document partagé pendant la réunion. Il est recommandé de noter le maximum des idées discutées pendant la séance, en temps réel, le style de rédaction du procès-verbal doit sembler à un résumé. Toutefois, les notes prises peuvent vous aider à rédiger un texte soutenu après la réunion.
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Vous devez faire particulièrement attention aux modifications sur chaque document, aux recommandations de suivi des dossiers, aux solutions proposées en séance ainsi que les noms des personnes qui adoptent ces résolutions.
Vous devez porter plus d’attention à l’issue du processus de votes, et également à des demandes comme ne pas indiquer certaines propositions sur le procès-verbal, ou citer les noms des intervenants lors des discussions ou pendant l’opération de vote.
D’autres demandes particulières auxquelles vous devez faire attention comme le nombre de personnes présentes dans la séance, aux noms des personnes succèdent à la présidence précédente.
Enfin, l’heure de la fin de la séance est un détail qu’il ne faut oublier.
La tenue des réunions et les assemblées : Les phases importantes
La préparation de la réunion
Munissez-vous des informations mises à jour et correctes pour bien préparer la réunion. Les informations indispensables sont :
- ⇒♦ La liste et les coordonnées des membres,
- ⇒♦ La durée du mandat des chaque membre, son statut (membre,
- ⇒♦ Observateur, ancien membre, consultant…), et la catégorie dont il relève (représentant interne ou externe, représentant d’un domaine particulier…),
Le documents qui regroupent les procès-verbaux et les résolutions des années précédentes.
Il est aussi efficace de dresser un calendrier annuel pour planifier les réunions importantes et stimuler l’assiduité des membres.
Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer, autrement dit, le nombre minimum pour que la réunion soit officielle. Toute assemblée est libre de définir son quorum, mais, le plus souvent, il s’agit de la moitié plus un des membres en poste.
Une autre action est souhaitable celle de mettre les nouveaux membres au courant des dossiers passés en les remettant une synthèse des procès-verbaux les plus récents.
Un membre informé de l’historique des dossiers récents peut mieux suivre la réunion et surtout aura l’appétence des réunions selon le mode de fonctionnement de l’organisation.
Evitez le piège de perte de documents, ce problème survient souvent et pour y remédier munissez-vous d’un dossier documentaire supplémentaire.
L’avis de convocation
Il est important de dater l’avis de convocation pour engager les membres pour le respect des dates à cet égard.
L’en-tête d’un avis de convocation comprend e nom de l’organisme, l’objet de la réunion et sa nature (ordinaire ou extraordinaire) la date de la réunion.
L’avis de convocation devrait être formulé en une seule phrase indiquant, le jour, le lieu et l’heure de la réunion ainsi que les informations déjà contenues dans l’en-tête. L’avis est obligatoirement signé par le secrétaire de l’assemblé pour qu’il revêt un aspect officiel.
Ia multiplication des absences non justifiées implique la fin du mandat, vous devez donc noter rigoureusement les absences justifiées et non justifiées.
Si vous utilisez le courrier électronique pour envoyer l’avis de convocation, utilisez la fonction de confirmation de la réception du message. Dans le cas où l’urgence vous oblige à convoquer les gens par téléphone, renvoyez-leur ensuite un avis écrit.
La cotation des documents
Nous identifions les documents relatifs à une réunion par une cote comprenant un sigle, un numéro de réunion et un chiffre correspondant au point de l’ordre du jour. La cote est indiquée à droite en haut du document.
- ⇒♦ NB : cette caractéristique ne concerne pas l’avis de convocation et du procès-verbal.
Si un document a déjà été partagé pendant une réunion précédente, notez un signe typographique (une étoile) au point de l’ordre du jour avec une mention en bas de page : « veuillez-vous référer au document relatif à la réunion (date), sous la cote (…). »
le document sera facilement identifié à une nouvelle cote, en fonction de sa position dans l’ordre du jour.
LE PROJET D’ORDRE DU JOUR
- ⇒♦ L’en-tête de l’ordre du jour est identique à celui de l’avis de convocation.
- ⇒♦ Inscrivez ensuite la rubrique « PROJET D’ORDRE DU JOUR » centrée et soulignée.
Exemple des points de l’ordre du jour :
- ⇒♦ Validation de l’ordre du jour
- ⇒♦ Procès-verbal de la (numéro) réunion
2.1 Validation
2.2 Affaires qui en découlent
- ⇒♦ Période d’information et dossiers
L’exemple n’est pas standard, :
- ⇒♦ Divers
- ⇒♦ Levée de la séance
- ⇒♦ Dépôt de documents
- ⇒♦ X.1 …
Dans le cas où vous ne disposez pas d’un document qui doit être partagé au cours de la réunion, mentionnez (dépôt en séance) à la suite du sujet à l’ordre du jour.
Il y a souvent des dossiers non étudiés lors des réunions précédentes et sont reportés, donc ils seront à nouveau inscrits à l’ordre du jour et placés devant les nouveaux dossiers.
APRÈS LA RÉUNION :
La cadence et le planning de travail après une réunion dépend du degré des prioirté et aussi des documents à produire. Le plus souvent, le travail après la réunion revêt une importance capitale et porte sur la :
- ⇒♦ Rédaction soutenue du PV de la réunion.
- ⇒♦ Formulation et la rédaction des résolutions en se basant sur des extraits du procès-verbal, et les soulever aux personnes compétentes.
- ⇒♦ Révision et réécriture du procès-verbal rédigé pendant la réunion.
- ⇒♦ Signature d’une copie officielle du PV la présidence de l’assemblée, il faut joindre cette copie aux dossiers des documents originaux de la réunion.
- ⇒♦ Des copies de la version finale du PV peuvent être données à quelques personnes présentes.
LES RÉSOLUTIONS :
Chaque responsable d’un dossier rédige des propositions pour mieux orienter la prise de décision. Dans ce cas, le projet de résolution et enfin le document.
Ia rédaction d’un projet de résolution requiert une certaine subtilité, ce document ne doit en aucun cas être rédigé avec un ton qui peut influencer les membres de l’assemblée.
Un projet qui n’est pas rédigé avec soin peut causer des retombées négatives. Pour éviter les incidents qui peuvent en résulter, assurez-vous le projet de résolution a été approuvé par la présidence de l’assemblé avant de le partager avec les membres.
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Une résolution est une sorte d’énoncés qui explique le cadre de la solution à un problématique et facilite de la prise de décision.
Ces énoncés sont présentés d’une manière ordonnée selon une chronologie temporelle (du plus anciens au plus récents, de manière à mettre en évidence le processus logique qui a abouti à la décision)
Les caractéristiques d’une résolution se referrent à une loi, un règlement, une politique, une résolution antérieure ou une décision d’un organisme reconnu.
Une assemblée est en mesure de prendre une position quelconque sur un dossier. Une assemblée peut formuler un avis, mandater une personne pour veiller à un dossier, former un comité de veille et en nommer de nouveau membres.
Dans la même logique, elle est en mesure de monter son adoption ou non adoption d’une décision, ou même déplorer un acte, recommande des mesures…
Revenons à la rédaction d’une résolution, il faut maintenir un minimum de forme. En effet, il se trouve qu’une résolution traite plusieurs volets et recommande des actions variées.
Il faut spécifier le cas d’un extrait du procès-verbal en maintenant cette forme (année-sigle-chiffre de la décision)
