Top des 7 meilleurs conseils pour une gestion d’événement réussie en entreprise

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Les meilleurs conseils pour une gestion d'événement réussie
Les meilleurs conseils pour une gestion d'événement réussie
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Quels sont les meilleurs conseils pour une gestion d’événement réussie ? En bref, la gestion d’événements peut être un processus très stressant qui peut facilement vous submerger, surtout si vous n’êtes pas un gestionnaire d’événements expérimenté.

Meilleurs conseils pour une gestion d’événement réussie

Planifier, organiser et gérer un événement peut être un processus difficile et stressant. Même lorsque vous avez tout planifié avec soin, il est toujours très difficile de gérer toutes les pièces mobiles, et il y a toujours quelque chose qui ne va pas : des intervenants annulant à la dernière minute, des fournisseurs ne se présentant pas à l’heure, des temps d’attente trop longs pour les participants, etc. , et ainsi de suite.

Si vous avez actuellement du mal à planifier et/ou gérer un événement, vous êtes au bon endroit. Nos meilleurs conseils pratiques pour une gestion d’événements réussie vous aideront à apprendre à gérer efficacement votre événement, à garder vos participants heureux et à organiser des événements réussis de manière cohérente .

Sans plus tarder, commençons tout de suite.

1. Plus tôt, c’est toujours mieux

La première règle de la planification d’événements est que vous devez tout planifier le plus tôt possible.

Les lieux, par exemple, plus vous commencez tôt à rechercher des lieux, plus vous aurez d’options et plus vous aurez de chances de trouver un lieu idéal pour la bonne date.

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S’il s’agit d’un événement assez important (disons, avec plus de 100 participants), vous devriez idéalement commencer à planifier l’événement six mois à l’avance. Pour les petits événements, vous devriez avoir au moins un mois pour planifier l’événement.

Si votre événement implique des fournisseurs tiers (comme la plupart des événements), des conférenciers extérieurs et/ou des sponsors, assurez-vous que tous les contrats sont terminés au moins quelques semaines avant l’événement.

2. Bâtir une équipe compétente

Si vous prévoyez de gérer et d’organiser l’événement par vous-même, vous pouvez ignorer cette étape.

Cependant, vous aurez très probablement besoin d’une équipe compétente pour vous aider à exécuter l’événement avec succès afin qu’il puisse atteindre ses objectifs.

Vous pouvez commencer par constituer une équipe avec votre personnel disponible, mais si nécessaire, vous devez embaucher des personnes qualifiées et expérimentées.

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Il n’est pas nécessaire que ce soit une très grande équipe, et vous pouvez laisser une personne gérer différents rôles/responsabilités si nécessaire.

Décomposez les différents éléments de l’événement en différentes sections et attribuez ces sections à chaque membre de l’équipe, par exemple :

  • Gestion des sites
  • ♦ Divertissement
  • ♦ Parrainage
  • ♦ Promotion et commercialisation
  • ♦ Restauration
  • ♦ Systèmes de son

Etc.

Développez un système de responsabilité afin de pouvoir suivre la manière dont chaque membre s’acquitte de ses responsabilités et mettre en place un canal de collaboration fiable. Plus de cela sur le prochain conseil.

3. Disposer d’une infrastructure numérique intégrée

De nos jours, il existe de nombreuses technologies numériques qui peuvent vous aider à planifier et à gérer votre événement.

Par exemple, il existe de nombreuses technologies basées sur le cloud qui peuvent faciliter la collaboration de votre équipe.

Un système de gestion d’événements peut vous fournir un hub centralisé qui conserve tous les documents et tous les actifs liés à l’événement, tels que la base de données des participants, les contrats des fournisseurs, le plan d’étage, etc.

D’Eventtia, vous obtiendrez également diverses fonctionnalités intéressantes pour vous aider dans la gestion et l’exécution de votre événement, notamment :

  • Inscription et billetterie : vous obtiendrez une plateforme d’inscription intuitive que vous pourrez facilement intégrer à votre site Web où vos participants pourront facilement réserver votre événement et acheter des billets.
  • Gestion des participants : gestion de votre liste d’invités, facilité d’enregistrement, contrôle d’accès et suivi des activités de vos participants pendant l’événement.
  • Enquêtes avant et après l’événement : envoyez et gérez facilement des enquêtes pour recueillir des commentaires sur les performances de votre événement
  • Promotion : envoyez des e-mails ciblés, ainsi que la possibilité d’envoyer et de gérer des coupons de réduction et des billets pour les lève-tôt.
  • Paiement et factures : générez et envoyez des factures personnalisées pour les fournisseurs et les participants en cas de besoin.

4. Planifiez soigneusement votre budget

L’une des clés du succès de la gestion d’événements est d’ avoir un budget bien préparé . Peu importe la qualité de votre plan et de votre concept d’événement, si votre budget n’est pas prêt, vous ne réussirez pas.

Les meilleurs conseils pour une gestion d'événement réussie
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Planifiez votre budget le plus tôt possible et le plus détaillé possible. Assurez-vous de couvrir toutes les dépenses de haut niveau de votre projet de budget initial et ajoutez un fonds d’urgence de 5 à 20 % en plus.

Votre budget doit couvrir au minimum :

  • Lieu
  • Animation (conférenciers, talents, exposants, etc.)
  • Les coûts de main-d’œuvre
  • Restauration
  • Coût marketing et promotionnel (souvent le plus gros élément du budget)
  • Technologie et outils numériques
  • Créatif (conception, contenu, etc.)

5. Négocier intelligemment

De nombreux vendeurs vous diront que leur prix n’est pas négociable, mais dans la plupart des cas, vous aurez toujours de la place pour bouger.

Essayez toujours de négocier un prix aussi bas que possible et recherchez plusieurs fournisseurs alternatifs pour chaque élément du budget (en particulier pour les plus importants).

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Encore une fois, c’est là qu’il est important d’avoir une estimation complète de votre budget. Déterminez votre budget pour chaque fournisseur et proposez de payer 10 % ou 5 % de moins que votre budget.

6. Minimisez les changements mais préparez vos plans B

La gestion d’un événement, comme nous l’avons vu, implique souvent la gestion de nombreux éléments mobiles différents :

  • les membres de votre équipe,
  • ♦ les parties prenantes,
  • ♦ les sponsors,
  • ♦ les fournisseurs tiers,
  • ♦ les consultants,
  • ♦ les conférenciers,

etc.

Minimisez les changements autant que possible et pour chaque groupe, fixez une date de clôture pour tout changement.

Par exemple, verrouillez les fournisseurs avec un contrat écrit indiquant qu’ils ne peuvent pas s’en sortir après une date précise.

Cependant, acceptez le fait que les choses vont changer, et vous devez toujours rester flexible et avoir vos plans B et C pour chaque élément.

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Pourtant, ne réfléchissez pas trop à ces plans B et ne négligez donc pas d’autres éléments importants de l’événement.

7. Faites un tour

Faites un tour d’horizon de l’ensemble du processus de l’événement. Idéalement, vous devriez faire le parcours environ deux semaines avant l’événement, mais au moins une semaine avant.

Organisez une réunion impliquant toute votre équipe et parcourez tout. Pensez à tous les détails impliqués dans l’événement, depuis la configuration initiale, l’exécution, jusqu’aux étapes de clôture de l’événement.

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Cela peut aider votre équipe à comprendre les complications et les goulots d’étranglement potentiels, vous aurez donc le temps de résoudre ces problèmes.

De plus, quelques jours avant l’événement, idéalement, vous devriez organiser une répétition sur le lieu même.

Encore une fois, évaluez autant de détails que possible pendant cette répétition et développez des plans de sauvegarde supplémentaires pour les complications potentielles.

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